O funcionamento de uma empresa depende de processos bem estruturados, informações confiáveis e controles que ajudem a prevenir falhas. Quando esses elementos apresentam problemas, assim, podem surgir situações capazes de comprometer a rotina operacional, gerar perdas financeiras e afetar a segurança das atividades.
O risco operacional está relacionado à possibilidade de perdas decorrentes de falhas em processos internos, pessoas, sistemas ou de eventos externos. Entre as situações que podem contribuir para esse cenário estão erros de cadastro, falhas tecnológicas, inconsistências documentais e tentativas de fraude.
A identificação desses riscos permite que a empresa estabeleça medidas preventivas, fortaleça os controles internos e organize procedimentos para lidar com ocorrências que possam afetar suas operações.
Neste artigo, você vai entender:
- O que é risco operacional
- Quais são suas principais causas
- Como a gestão desses riscos pode contribuir para a segurança e a continuidade das atividades empresariais
Boa leitura!
O que é risco operacional?
O risco operacional é a possibilidade de perdas ou impactos negativos decorrentes de falhas nos processos, nas pessoas, nos sistemas ou de eventos externos que afetem as atividades de uma organização.
le pode surgir em diferentes áreas e comprometer a execução das operações, a qualidade das informações e o cumprimento dos procedimentos internos.
Nos processos de cadastro e onboarding digital, esse risco pode estar relacionado à ausência de verificações adequadas, à inconsistência de dados, à aceitação de documentos falsos ou à dificuldade de confirmar a identidade de quem solicita um serviço.
Por exemplo, quando uma empresa utiliza apenas as informações preenchidas em um formulário. Sem realizar as validações necessárias, pode deixar passar divergências cadastrais ou documentos que precisam de uma análise mais cuidadosa.
O risco operacional não se limita à ocorrência de fraudes. No entanto, falhas nos processos de identificação e verificação podem criar oportunidades para ações fraudulentas e comprometer a confiabilidade das operações
Quais são os principais riscos operacionais nas empresas?
Os riscos operacionais podem assumir diferentes formas de acordo com o setor e o modelo de negócio. Conhecer as suas principais manifestações ajuda a definir medidas de prevenção compatíveis com as necessidades da organização.
Falhas nos processos internos
Processos sem etapas de conferência, responsabilidades bem definidas ou critérios padronizados podem aumentar a ocorrência de erros. Informações registradas incorretamente, aprovações sem validação e atividades realizadas fora do procedimento estabelecido são exemplos de situações que podem comprometer a operação.
A padronização das rotinas, a definição de responsabilidades e a adoção de controles de verificação ajudam a reduzir essas ocorrências.
Erros cadastrais e inconsistências documentais
Informações incorretas ou documentos com dados divergentes podem prejudicar a identificação de clientes e parceiros, gerar retrabalho e comprometer etapas de cadastro e contratação.
A verificação cadastral e a análise documental ajudam a conferir as informações disponíveis, identificar inconsistências e direcionar os casos que precisam de validação complementar.
Fraudes e acessos indevidos
Tentativas de fraude podem envolver documentos adulterados, identidades falsas, uso indevido de informações e acessos não autorizados a sistemas ou contas.
Essas situações podem afetar processos de cadastro, concessão de crédito, pagamentos e relacionamento com clientes e fornecedores. Os controles de identidade, autenticação e análise de documentos contribuem para identificar indícios de irregularidade e fortalecer a prevenção.
Falhas de comunicação e de controle
A ausência de comunicação entre equipes, o compartilhamento inadequado de informações e a falta de acompanhamento das atividades podem dificultar a identificação de problemas.
Estabelecer fluxos claros, registrar as etapas dos processos e definir responsáveis pelas verificações ajuda a melhorar o acompanhamento das operações.
Onde surgem os riscos operacionais em cadastro e verificação?
Para reduzir vulnerabilidades, é importante identificar em quais etapas os controles podem falhar. Nos processos de identificação de clientes e empresas, alguns pontos merecem atenção.
Dados cadastrais inconsistentes
As informações incorretas, incompletas ou desatualizadas podem dificultar a identificação de uma pessoa ou empresa. De modo que essas divergências, quando não são verificadas, podem comprometer o cadastro e prejudicar as etapas seguintes da operação.
A conferência dos dados cadastrais e sua comparação com fontes adequadas ajudam a identificar inconsistências que precisam ser esclarecidas antes da continuidade do processo.
Documentos falsos ou adulterados
Os documentos com alterações, informações manipuladas ou elementos de segurança inconsistentes podem ser utilizados em tentativas de fraude. Se a análise documental não identificar esses sinais, a empresa pode aceitar informações que não correspondem a registros autênticos.
Dessa forma, a verificação deve considerar os elementos disponíveis no documento e as características da solução utilizada.
Identidades não confirmadas
Em processos digitais, confirmar os dados informados nem sempre é suficiente para comprovar que a pessoa que realiza a solicitação é realmente quem afirma ser.
A ausência de mecanismos adequados de validação de identidade pode aumentar a exposição a tentativas de uso indevido de dados pessoais. Os recursos como biometria facial e prova de vida podem complementar as verificações, conforme o processo e a tecnologia adotados.
Verificações fragmentadas
Quando as informações são consultadas em ferramentas diferentes e não existe um fluxo bem definido para analisar os resultados, a equipe pode ter dificuldade para identificar divergências e acompanhar pendências.
A falta de padronização também pode levar a procedimentos diferentes para situações semelhantes. E estabelecer critérios de verificação e organizar as etapas de análise ajuda a tornar o processo mais consistente.
Ausência de critérios para tratar alertas
Identificar uma divergência é apenas parte do processo. Desse modo, a empresa também precisa definir como os alertas serão avaliados, quais situações exigem verificação adicional e quando um cadastro deve ser encaminhado para análise humana.
Sem critérios claros, informações relevantes podem ser ignoradas ou tratadas de maneira inconsistente, reduzindo a efetividade dos controles.
Onde surgem os riscos operacionais nos processos de cadastro e verificação?
Para reduzir vulnerabilidades, é importante identificar em quais etapas os controles podem falhar. Nos processos de identificação de clientes e empresas, alguns pontos merecem atenção.
Dados cadastrais inconsistentes
Informações incorretas, incompletas ou desatualizadas podem dificultar a identificação de uma pessoa ou empresa. Quando essas divergências não são verificadas, podem comprometer o cadastro e prejudicar as etapas seguintes da operação.
A conferência dos dados cadastrais e sua comparação com fontes adequadas ajudam a identificar inconsistências que precisam ser esclarecidas antes da continuidade do processo.
Documentos falsos ou adulterados
Documentos com alterações, informações manipuladas ou elementos de segurança inconsistentes podem ser utilizados em tentativas de fraude. Se a análise documental não identificar esses sinais, a empresa pode aceitar informações que não correspondem a registros autênticos.
A verificação deve considerar os elementos disponíveis no documento e as características da solução utilizada, além de prever uma análise complementar quando houver indícios de irregularidade.
Identidades não confirmadas
Em processos digitais, confirmar os dados informados nem sempre é suficiente para comprovar que a pessoa que realiza a solicitação é realmente quem afirma ser.
A ausência de mecanismos adequados de validação de identidade pode aumentar a exposição a tentativas de uso indevido de dados pessoais. Os recursos como biometria facial e prova de vida podem complementar as verificações, conforme o processo e a tecnologia adotados.
Verificações fragmentadas
Quando as informações são consultadas em ferramentas diferentes e não existe um fluxo bem definido para analisar os resultados, a equipe pode ter dificuldade para identificar divergências e acompanhar pendências.
A falta de padronização também pode levar a procedimentos diferentes para situações semelhantes. A fim de estabelecer critérios de verificação e organizar as etapas de análise ajuda a tornar o processo mais consistente.
Ausência de critérios para tratar alertas
Identificar uma divergência é apenas parte do processo. De modo que a empresa também precisa definir como os alertas serão avaliados, quais situações exigem verificação adicional e quando um cadastro deve ser encaminhado para análise humana.
Assim, sem critérios claros, informações relevantes podem ser ignoradas ou tratadas de maneira inconsistente, reduzindo a efetividade dos controles.
Como identificar riscos operacionais na sua empresa?
A identificação de riscos começa pela compreensão das etapas em que informações são coletadas, verificadas e utilizadas para dar continuidade a uma operação.
Algumas medidas podem ajudar nesse diagnóstico:
Mapeie os processos de cadastro e onboarding: identifique os dados e documentos solicitados, as verificações realizadas e o momento em que cada etapa ocorre.
Revise os critérios de validação: verifique se existem procedimentos definidos para conferir dados cadastrais, analisar documentos e confirmar identidades.
Examine ocorrências anteriores: avalie divergências recorrentes, cadastros com problemas, tentativas de fraude identificadas e falhas que geraram retrabalho.
Identifique etapas sem controle suficiente: observe se há decisões tomadas com base apenas em informações declaradas, sem as verificações necessárias para aquela operação.
Defina indicadores de acompanhamento: monitore, conforme a realidade da empresa, o volume de inconsistências, os alertas identificados, os casos encaminhados para análise complementar e as falhas registradas.
Esse levantamento permite identificar pontos que precisam de ajustes e priorizar medidas de acordo com a exposição da operação. De modo que a análise deve considere a finalidade do processo, o tipo de cliente atendido e as consequências de uma eventual falha.
Indicação de leitura | Antifraude: o que é e como funciona nas empresas
Como mitigar o risco operacional?
A mitigação do risco operacional envolve medidas para reduzir a probabilidade de falhas e limitar seus impactos. De forma que as ações devem considerar os processos mais relevantes, as vulnerabilidades identificadas e as necessidades da empresa.
Entre as principais medidas estão:
- Padronização de processos: estabelecer procedimentos, critérios de conferência e responsabilidades para as atividades.
- Controles internos: definir etapas de validação, aprovação e acompanhamento conforme o risco de cada operação.
- Treinamento das equipes: orientar os profissionais sobre procedimentos, segurança da informação e identificação de situações suspeitas.
- Gestão de acessos: restringir o acesso a sistemas e informações conforme as responsabilidades de cada pessoa.
- Utilize mecanismos de validação de identidade: a validação de identidade pode combinar diferentes verificações para avaliar se os dados apresentados correspondem à pessoa que realiza a solicitação.
- Monitoramento de ocorrências: registrar incidentes, acompanhar indicadores e revisar os controles periodicamente.
- Planos de continuidade: preparar procedimentos para manter ou restabelecer atividades essenciais diante de interrupções.
- Uso de tecnologia: automatizar verificações, integrar informações e apoiar a identificação de inconsistências e possíveis fraudes.
A combinação dessas medidas contribui para uma gestão mais organizada dos riscos e permite direcionar os recursos para os pontos de maior relevância operacional.
Qual é a relação entre risco operacional e prevenção à fraudes?
A prevenção a fraudes faz parte das medidas que podem contribuir para a gestão de determinados riscos operacionais. Isso ocorre porque atividades fraudulentas podem explorar falhas em processos, vulnerabilidades tecnológicas e fragilidades nos controles de identidade e de informações.
Em operações digitais, por exemplo, documentos adulterados, identidades falsas e tentativas de manipulação cadastral podem comprometer o processo de identificação de clientes e parceiros.
Para reduzir essa exposição, as empresas podem combinar procedimentos internos com recursos de verificação e análise, como:
- Análise documental: identificação de inconsistências e elementos que possam indicar adulteração.
- Validação de identidade: conferência de informações e verificação biométrica, conforme os recursos disponíveis.
- Prova de vida: apoio à verificação de que a captura biométrica corresponde a uma pessoa presente no processo.
- Verificações cadastrais: conferência dos dados utilizados para identificar clientes e empresas.
- Consultas de compliance: apoio à verificação de informações relevantes para os controles adotados pela organização.
Controles cadastrais, análise documental, validação de identidade e critérios para tratar alertas atuam em etapas complementares. A combinação adequada depende das características da operação e dos riscos identificados pela empresa.
Como a tecnologia pode apoiar a gestão do risco operacional?
A tecnologia pode contribuir para a identificação de falhas, a padronização de procedimentos e o acompanhamento das operações. Conforme os recursos utilizados, sistemas digitais podem automatizar verificações, integrar informações e registrar resultados para facilitar a análise dos processos.
As soluções de prevenção à fraudes podem apoiar a verificação de clientes e parceiros em diferentes etapas da jornada digital. A integração por API também pode incorporar verificações aos sistemas utilizados pela empresa. Assim, facilitando a execução de controles durante processos de cadastro, contratação e análise de crédito.
Além disso, ferramentas de monitoramento e análise de dados podem ajudar a identificar padrões de ocorrência, acompanhar indicadores e direcionar a atenção das equipes para situações que exigem avaliação.
Recursos da Credits para fortalecer os controles operacionais
Quando os riscos operacionais estão relacionados à identificação de clientes e empresas, contar com recursos específicos de verificação pode ajudar a incorporar controles às etapas do cadastro.
A Credits possui soluções de prevenção à fraude pensadas em suprir essas lacunas de vulnerabilidade das empresas. Essas ferramentas apoiam diferentes etapas do processo: a análise documental ajuda a verificar os documentos apresentados. A biometria facial e a prova de vida complementam a validação de identidade. E as consultas disponíveis podem acrescentar informações relevantes à avaliação de clientes e empresas.
Entre as funcionalidades disponíveis estão análise de documentos, OCR, biometria facial, prova de vida, KYC, KYB e background check, além de consultas relacionadas a compliance. A integração por API permite incorporar esses recursos aos sistemas e fluxos digitais da empresa, conforme a solução contratada.
Acesse a página de Autenticação e Antifraude da Credits e confira as soluções que podem apoiar a segurança das operações da sua empresa.
Perguntas frequentes sobre risco operacional
É a possibilidade de perdas ou impactos negativos decorrentes de falhas em processos, pessoas e sistemas ou de eventos externos que afetem as atividades de uma empresa.
Entre os exemplos estão erros de cadastro, falhas de comunicação, indisponibilidade de sistemas, acessos indevidos, inconsistências documentais e fraudes.
O processo envolve mapear atividades, identificar vulnerabilidades, analisar ocorrências anteriores e avaliar a probabilidade e o impacto de cada risco.
A empresa pode padronizar processos, fortalecer controles internos, gerenciar acessos, monitorar ocorrências e utilizar tecnologias de verificação e prevenção a fraudes.
As fraudes podem explorar falhas nos processos de identificação e verificação, gerando riscos operacionais. No entanto, o risco operacional também pode decorrer de erros, inconsistências cadastrais e problemas nos sistemas, mesmo sem uma ação fraudulenta.
